Tips for a successful virtual meeting with Microsoft Teams, माइक्रोसॉफ्ट टीम के साथ एक सफल वर्चुअल मीटिंग के लिए युक्तियाँ

Tips for a successful virtual meeting with Microsoft Teams, माइक्रोसॉफ्ट टीम के साथ एक सफल वर्चुअल मीटिंग के लिए युक्तियाँ

वर्तमान समय में कोरोना संक्रमण के चलते लोग वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग के माध्यम से अपनी मीटिंग्स कर रहे हैं। हालाँकि अधिकांश लोगों का तकनीकी अनुभव बहुत अच्छा नहीं है। जिस कारण वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग में कई तकनीकी कठिनाईयाँ भी हैं।

Works from Home, घर में रहकर कार्य

अनेकोंं कम्पनी और नियोक्ता अब अपने कर्मचरियों को Works from Home की सुविधा दे रहे हैं, जिस कारण मीटिंग्स अथवा काम-काज की सामान्य चर्चा भी वर्चुअल हो चुकि है। वर्तमान समय में अधिकांश कार्य के साथ साथ प्रशिक्षण भी ऑनलाइन माध्यम से हो रहे हैं। क्योंकि कंपनियां भी अब अपने कर्मचारियों को कोरोना वायरस के प्रसार से बचाने के लिए प्रयासरत हैं। यात्रा में प्रतिबंधों के चलते नियोक्ता काम को जारी रखने के लिए संघर्ष कर रहे हैं। ऐसे में घर से काम करने की व्यवस्था एक अच्छा विकल्प है।

आगे हम कुछ युक्तियाँ सुझा रहे हैं, जिससे आपको घर में रहकर माइक्रोसॉफ्ट टीम Microsoft Teams के साथ एक सफल वर्चुअल मीटिंग करने में सहायता होगी :-

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Test First पहले परीक्षण

मीटिंग को बिना किसी रुकावट के जारी रखने के लिए सबसे पहले आप अपने उपकरणों Device का मीटिंग से पहले ही परीक्षण कर लें। क्योंकि अधिकांश लोगों के   पास तकनीक का अनुभव नहीं होता, इसलिए कई लोगों को इन सब में कठिनाई हो सकती है। अभी भी कई व्यक्ति सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने, अपने वीडियो कैमरा एवं डिवाइस के ऑडियो को लेकर कई समस्या आती हैं। बैठक प्रारम्भ करने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए सभी सदस्यों या प्रतिभागियों से अपने उपकरणों के परीक्षण करने की सिफारिश की जाती है कि वे आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे सॉफ़्टवेयर के साथ कोई समस्या और असहज महसूस तो नहीं कर रहे हैं।

Use Video वीडियो का उपयोग

Microsoft Teams के माध्यम से वर्चुअल मीटिंग दौरान विडीओ चालू रखने से मीटिंग अधिक उत्पादक और प्रभावी लगती है, विडीओ चालू रखने से ऐसा लगता है कि वे वास्तविक मीटिंग में हैं। पूरी मीटिंग के दौरान वीडियो को चालू रखने से नियोक्ता आसानी से सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रतिभागी सुन रहे हैं। यह प्रतिभागियों को बैठक में व्यस्त रखने में भी मदद करता है। अधिकतर मीटिंग तभी सफल होती है, जब मीटिंग में भाग लेने वाले सभी प्रतिभागी एक दूसरे को देख सकें, ऐसा वर्चुअल मीटिंग में भी है।

Dail-in Option, डायल-इन विकल्प

बैठक हमेशा समावेशी होनी चाहिए। बैठक के दौरान अन्य कर्मचरियों को भी भाग लेने के लिए विकल्प रखना चाहिए जो बैठक में समय से भाग नहीं ले सके हैं, जो व्यस्त हैं, चलते-फिरते हैं, या अपने वीडियो को चालू नहीं कर सकते हैं। इससे प्रतिभागियों को कुछ कठिनाइयों के बावजूद बैठक में शामिल होने में मदद मिलती है

मीटिंग संक्षिप्त रखें

वर्चुअल मीटिंग के दौरान अपना फोकस बनाए रखना कई लोगों के लिए मुश्किल होता है। अपना अधिकांश समय ऑनलाइन एक लंबी प्रस्तुति को सुनने में बिताने से बुरा कुछ नहीं है इसलिए प्रस्तुति को संक्षिप्त रखना बेहतर होगा । वर्चुअल मीटिंग के दौरान केवल वही सामग्री प्रस्तुत की जानी चाहिए जो आवश्यक हो।

Feedback प्रतिक्रिया

उच्च-गुणवत्ता वाली वर्चुअल मीटिंग आयोजित करना हर किसी के लिए चुनौतीपूर्ण है, चाहे आप नियोक्ता हों या कर्मचारी। सम्मेलन के दौरान उनके सामने आने वाली समस्याओं को हल करने का सबसे अच्छा तरीका प्रतिभागियों से सीधे पूछना है। कई कंपनियां प्रतिभागी की ओर से तुरंत प्रतिक्रिया रिपोर्ट करने के लिए बैठक के बाद ऑनलाइन सर्वेक्षण फॉर्म प्रदान करती हैं।

मीटिंग के दौरान किसी भी व्यवधान से बचने के लिए सत्र के बाद प्रतिक्रिया मांगना सबसे अच्छा है। फीडबैक प्राप्त करने के बाद, कंपनियां किसी भी समस्या की तुरंत पहचान कर सकती हैं और उन्हें हल करने के तरीके के बारे में स्पष्ट निर्देश प्रदान कर सकती हैं।

वर्चुअल मीटिंग घर से कार्य करने वाले कर्मचरियों के लिए सामान्य है, इसे और भी सामान्य बनाने और आदत डालने के लिए कम समय की मीटिंग बार बार आयोजित करने उचित है।

बैठक के बाद पता करें कि आपको किन कार्यों से परेशानी हुई और सत्र के दौरान अनुभव क्या रहा, आप वास्तविक व्यक्तिगत बैठकों की तरह वर्चुअल बैठक को और अधिक उत्पादक कैसे बना सकते हैं।